Что такое архивное хранение документов, виды и правила

На каждом предприятии присутствует определённая документация, которая может быть в электронном либо же в печатном виде. После окончания их периода действия они подвержены систематизации и отправляются в архив на хранение. Весь спектр услуг по хранению документации предлагает архивная компания Райссвольф.

По отношению к компаниям действуют следующие критерии при хранении:

• Находиться документ может как внутри фирмы, так и в специальных филиалах служб.
• Порядок постоянного хранения документации определяется законодательством о делопроизводстве организаций, которые связаны с коммерческой деятельностью.
• Период хранения у каждого документа ограниченный. Архив должен располагаться в офисе компании. Время хранения определяется политикой делопроизводства самой организации. Как правило, когда потребность в документации пропадает, их уже можно не хранить.

Правила архивирования

Определённые сроки хранения устанавливаются ответственным сотрудником по отношению к каждой группе документации.

При этом за основу берётся нормативно-правовая база. При этом составляется опись. В ней стоит указать дату, когда бумаги были изъяты в архив и период их хранения (дату окончания).

Архивное хранение внутри компании проводится в специально предназначенных помещениях или же в локальных зонах. Очень важно присутствие профильного оборудования и боксов, архивных папок и коробов.

Особо ценные и значимые бумаги необходимо помещать в боксы из металла и под сейфовый замок. После истечения периода хранения уполномоченное лицо эти документы полностью ликвидирует и составляет соответствующий акт.

К хранилищу также предъявляются особые требования. В первую очередь помещение должно быть устойчиво к воздействию пламени и хорошо защищено от затопления водой.

Присутствие дополнительного входа обязательно. Магистральных трубопроводов в комнате ни в коем случае быть не должно. Розетки должны быть герметичными штепсельными, а электрическая проводка – скрытой.

Использование нагревательных приборов категорически запрещено, так же как и иных источников, которые могут привести к возгоранию. Стеллажи должны быть произведены из металла.

Освещение можно организовывать естественным или же искусственным путём. На бумаги не должны попадать прямые лучи солнца. С целью предотвращения подобной ситуации стоит занавесить окна шторами. При наличии ламп они должны быть защищены плафонами.